全社研修で、会議のことをみんなで考えました
プラットフォーム技術部の笠原です。
3月に「会議の仕方」をテーマにした全社研修を実施しました。
今回はその経緯と当日の様子をご紹介します。
この研修を行いたいと考えたきっかけ
この研修が動き出したのは、昨年10月頃のことです。当社では毎年春・秋に全社員が一同に会する研修を行っています。昨年の春は『レジリエンス研修』、秋は『高尾山登山』を実施しました。
部長や各部補佐陣と話し合う中で、「会議の質や進め方をもう少し整え、プランやアクションを明確にしたい」、「会社としての共通のガイドラインをつくり、質の良い情報を効率的に収集し、議論に使う時間を増やしたい」と考えるようになり、研修案として提案するに至りました。
当社は中途入社のメンバーが多く、それぞれ異なる職場経験を持っています。会議のやり方も人それぞれで、会社としての共通のルールやガイドラインはあまり整備できていない状態です。
また、エンジニアとしてお客様先の会議に参加したり、主催する機会も多いため、会議を円滑に進めるスキルは実務にも直結します。そういった背景から、外部の研修会社をいくつか選定の上、主旨の相談および内容や費用などの諸条件で優れていたA社に依頼を実施しました。
依頼開始から研修開催までの2か月ほどは各部から数名のメンバーに協力を仰ぎ、研修内容のすり合わせや会場選定、昼食の用意、司会準備などを担当いただきました。（ご協力いただきましたメンバーの皆様、いつもながらありがとうございました！）
当日のプログラム
研修は3月の初週の土曜日に開催しました。
小島社長の挨拶でスタートし、昨年秋以降に入社したメンバーの紹介も行いながら、午前は会議の種類や目的に合わせたアジェンダの作り方についての学習を、午後はファシリテーションのロールプレイングやグループワークと、講義だけでなく実際に動いて学ぶ内容が多く、普段接することのないメンバーとのコミュニケーションをとることも出来ました。
研修冒頭の新入社員紹介の様子。マイクを手に自己紹介
午前の研修。スクリーンを前に各テーブルで考え込むメンバーたち
グループに分かれてのワーク。真剣な表情の中にも和やかな空気が漂う
研修のハイライトは、最後のグループワーク
研修の最終盤では「自分たちの会議ルール（ガイドライン）をつくろう」というグループワークを行いました。各チームでアイデアを出し合いながら意見をまとめていく形式で、各チーム内で行われていた話し合いを会議室全体に拡げ、部長陣がファシリテーターを担当しました。各チームから出た意見がホワイトボードにどんどん書き出されていく様子は、なかなか見応えがありました。
内容は堅苦しいルール案というより、日々の仕事の中で感じてきた「こうだといいよね」という素直な声が多く、和やかな雰囲気の中、いまある課題を解決していきたいという真剣な気持ちを感じ取ることができました。
ホワイトボードを囲んでアイデアを次々と書き出す様子
各チームの意見を発表する様子。マイクを手に積極的に発言するメンバーたち
議論の合間にも笑顔がこぼれる。研修全体を通じてこんな場面が随所にありました
研修実施後の感想
研修後に実施したアンケートでは、約9割のメンバーが「有意義だった」「非常に有意義だった」と回答していただきました。実務への活用感も同様に約9割にのぼり、「漠然としていたことが明確になりました」「全員に関係する良い内容でした」といった声も寄せられました。
反対に、「1日中座学だとどうしても眠くなってしまう」「実施形態（予算・休日出勤など）について工夫の余地がある」といった意見もありました。
ただ「会議スキルを学ぶ」だけと捉えるか、視野を広く持ち、全社で研修を行う意味と自身の立ち位置を考えて受講するかによっても感想は大きく変わると思います。
また、次回以降の研修テーマについては「山登りや農業体験といった社外でのアクティブ型研修をやってみたい」という声も多く集まりました。「専門的な内容にするために全体開催でなく、部ごとに実施するのもあり」という意見もありましたが、休日実施から平日実施に変更することもできそうですし、建設的な良い意見ですよね。
会議ルール同様、研修のテーマも社員の声は参考にされます。トップダウンだけで決まるのではやらされてる感や窮屈な感じが出てしまいますが、当社はそうではありません。誰もが意見を出していける組織であり続けたいと思っています。
ガイドラインの策定について
研修で集まった意見をもとに、部長陣がガイドラインの作成を進めています。
研修のテーマも内容も「会社が決めたからやる」ではなく、メンバーの声から形にしていくのが当社のスタイルです。こうした取り組みを通じて、一緒に会社をつくっていく文化を少しずつでも育てていけたらと考えています。
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